ChatGPT und sonstige generative KI sind derzeit ein viel diskutiertes Thema im Arbeitsumfeld. Sie bringen Fragen zur möglichen Veränderung unserer Arbeitsweise sowie Bedenken zu den rechtlichen Aspekten Datenschutz und Sicherheit mit sich. Im Folgenden beleuchten wir die Herausforderungen sowie Möglichkeiten von ChatGPT im Projektmanagement und gehen auf diese Bedenken ein.
ChatGPT ist ein künstlicher Sprachgenerator von OpenAI, der auf Deep Learning basiert. Er versteht und erzeugt natürliche Sprache, schreibt Texte, erzeugt Bilder, beantwortet Fragen und führt menschenähnliche Konversationen. Zudem ermöglicht er die Automatisierung menschlicher Prozesse.
Diese fortgeschrittene KI-Technologie wird zweifellos die heutige Arbeitswelt verändern. Im Bereich des Projektmanagements wirken sich die Vorteile generativer KI bereits in vielerlei Hinsicht aus:
Unterstützung von Kommunikation und Zusammenarbeit:
ChatGPT erleichtert die Echtzeitkommunikation im Team, indem es sofortige Antworten für Aufgabenabstimmungen und Klärung von Unsicherheiten bietet. Die KI liefert auf Grundlage von Algorithmen und Daten Entscheidungsvorschläge, wodurch das Team schneller handeln und sich auf wesentliche Aufgaben fokussieren kann. Im Bereich der Meeting-Planung hilft ChatGPT bei der Erstellung umfassender Agenda-Vorschläge, unter anderem durch den Rückgriff auf frühere Meeting-Protokolle und besprochene Themenfelder.
Steigerung der Effizienz:
ChatGPT bietet unterstützende Funktionen bei der Dateneingabe, der Erstellung von Berichten sowie der Überprüfung von Informationen. Im Marketing trägt die KI dazu bei, Ressourcen effektiv zu verwalten und ermöglicht es Teammitgliedern, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. So können mit Chat GPT beispielsweise Texte und große Datenmengen generiert werden.
Erleichterter Zugang zu Informationen:
Teammitglieder können mittels ChatGPT schnell auf relevante Informationen des Projektmanagements zugreifen und Fragen zu möglichen Projektmeilensteinen, Ressourcen oder Budgets stellen. Dies beschleunigt den Informationsfluss und unterstützt smarte Entscheidungen während des gesamten Projektverlaufs.
Doch wie sieht es in der Praxis aus? Aktuelle Hauptanwendungsfälle zeigen, wie ChatGPT das Projektmanagement unterstützen kann:
Projektplanung und -dokumentation:
Erstellung von Projektplänen und Vervollständigung wichtiger Dokumentationen durch automatisierte Textgenerierung.
Risikomanagement und Entscheidungsfindung:
Identifizierung von Risiken anhand einer statistischen Analyse relevanter Daten und Vorschläge für Entscheidungsoptionen.
Kommunikation und Stakeholder-Management:
Generierung klarer und kurzer Nachrichten als Schnittstelle für die Kommunikation mit Stakeholdern.
Teammanagement und Konfliktlösung:
Unterstützung für Teams bei der Organisation von Aufgaben und der Lösung von Konflikten durch Ratschläge für effektive Zusammenarbeit.
Wissensmanagement und Lessons Learned:
Erstellung von Lessons-Learned-Berichten, um Wissen zu ordnen und Vorschläge, wie Wissen sinnvoll weitergegeben werden kann.
Die Anwendung von ChatGPT bringt sowohl Chancen als auch Risiken mit sich. Während die obigen Beispiele hauptsächlich die Vorteile der Technologie aufzeigen, werden im Folgenden die Risiken, die gleichzeitig die Grenzen der Nutzung generativer KI aufwerfen, dargestellt:
Userabhängigkeit:
Die Antworten von ChatGPT basieren auf Trainingsdaten, von denen die KI lernt. Das können eingegebene Daten sein, aber auch öffentlich verfügbare Texte, unabhängig von ihrer Qualität. Qualitätsschwankungen dieser Daten können zu unvollständigen oder fehlerhaften Antworten führen, was User berücksichtigen sollten.
Schwierigkeiten bei komplexen Aufgaben:
Bei hochkomplexen Aufgaben, die ein tiefes Verständnis und kritisches Denken erfordern, kann ChatGPT aufgrund fehlender Kontextkenntnisse an Grenzen stoßen. Das kann dazu führen, dass die KI nicht alle relevanten Informationen berücksichtigt und damit die Anforderungen komplexer Aufgaben nicht erfüllt bzw. falsche Schlüsse zieht.
Datenschutz und Sicherheit:
Datenschutz ist aufgrund der großen Datenmengen, die ChatGPT verarbeitet, ein wichtiges Thema. Wenn sensible Informationen nicht entsprechend verwendet oder gespeichert werden, kann dies zu Datenschutzverletzungen führen. Daher ist es notwendig, klare Richtlinien für den sicheren Umgang mit Daten zu schaffen und den Schutz der Privatsphäre zu gewährleisten. Dabei sollte beachtet werden, dass die Gesetzgebung nicht immer mit den aktuellen Entwicklungen oder Anforderungen Schritt hält.
Mangelnde Emotionalität:
Die Schwierigkeit von ChatGPT, Emotionen zu verstehen, weist auf Grenzen hin, insbesondere in sensiblen zwischenmenschlichen Situationen. Trotz der Fortschritte fehlt der KI echte emotionale Intelligenz, wodurch in bestimmten Kontexten Einschränkungen bestehen.
ENLITE verfügt über jahrelange Erfahrung im Bereich Projektmanagement und prüft neueste Technologien und Tools, bevor sie in der Praxis Anwendung finden. Wie bei anderen neuen digitalen Technologien, müssen Chancen und Risiken von künstlicher Intelligenz vor ihrem Einsatz sorgfältig abgewogen werden. Im Kontext des Projektmanagements wird besonders deutlich, dass die zwischenmenschliche Ebene von entscheidender Bedeutung ist und nicht vollständig durch KI ersetzt werden kann.
Doch unter Beachtung datenschutzrelevanter Regeln ist das Tool bereits jetzt ein mächtiger Helfer in der Projektsteuerung. Unsere Philosophie basiert darauf, die aktuellen Entwicklungen zu verfolgen, einen Mehrwert zu erkennen und diese Erkenntnisse erfolgreich in unsere Projekte zu integrieren, um den Projekterfolg zu maximieren. Durch verantwortungsbewusste Nutzung mit einem klaren Verständnis der Grenzen der Technologie kann ChatGPT mit großem Mehrwert im Projektmanagement eingesetzt werden.
Die E-world energy & water findet vom 20. bis zum 22. Februar 2024 statt und ist Leitmesse und Branchentreffpunkt der europäischen Energiewirtschaft. Interessierte Besucherinnen und Besucher, die mehr über KI im Projektmanagement erfahren wollen, finden die ENLITE Management & Engineering GmbH in Halle 5A, Stand 123.
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Die ENLITE Management & Engineering GmbH ist eine der umsetzungsstärksten Management- und Technologieberatungen in der Energiewirtschaft und bereits seit 20 Jahren erfolgreich am Markt vertreten.
Mit über 70 Beratenden begleitet sie an aktuell fünf Standorten deutschlandweit Führungskräfte und Projektverantwortliche zuverlässig durch den Transformationsprozess für die Energiewende. Dabei unterstützt das Unternehmen Konzerne, KMU und kommunale Versorger bei der Planung und Realisation komplexer Projekte im Bereich der Energieerzeugung und Energieübertragung.
ENLITE verfügt über ausgewiesene Expertise und fachliche Kompetenzen in den Beratungsfeldern Projektmanagement und -steuerung, Organisations- und Prozessoptimierung, Change Management, Managementsysteme und Zertifizierungsvorbereitungen, IT- und Digitalisierungsstrategien sowie in der Entwicklung von Konzepten im Bereich Dekarbonisierung und Wasserstofftechnologie.
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